O avanço tecnológico está em toda parte. Essa realidade faz com que as organizações necessitem cada vez mais se adaptar às novas formas de comunicação, gestão e controle de informações baseadas em ferramentas inovadoras. A tecnologia na contabilidade é um tema atual e importante para qualquer empreendedor em razão do impacto positivo causado nos processos de gestão das empresas.

Incorporar esses recursos na administração do seu negócio é um diferencial importante na competitividade do mercado, já que tornam os processos de decisão mais rápidos, facilitam a comunicação entre departamentos e aperfeiçoam a relação mantida com os clientes e fornecedores.

A tecnologia pode ajudar muito no seu negócio, confira as mudanças positivas que ela pode trazer para a sua empresa:

Automação de processos e ganho de produtividade

A tecnologia é uma excelente aliada quando o assunto é produtividade. Além disso, é de consentimento geral que as empresas trabalham constantemente na busca de eficiência e rendimento das suas atividades internas — ou deveriam.

A automação de processos, por meio do uso de softwares contábeis, causa um impacto significativo na produtividade das equipes. E este é um dos grandes benefícios que a tecnologia na contabilidade traz para as empresas.

Com um sistema contábil é possível, por exemplo, ganhar tempo nas movimentações fiscais, reduzir o período dedicado às conferências de informações e à busca de documentos, otimizando a emissão de relatórios.

Softwares ERP são um exemplo de sistema interessante para empresas que buscam ganho de produtividade, eficiência e organização.

Eficiência e agilidade na emissão de relatórios

A emissão de relatórios é uma prática rotineira nos escritórios de contabilidade e departamentos fiscais das empresas. Utilizados tanto para conferência de informações quanto para a adoção de estratégias de gestão, esses documentos integram a rotina e as decisões de diversos setores do negócio.

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Com a ajuda da tecnologia, é possível emitir qualquer relatório instantaneamente. Para isso, é necessário possuir um software específico que contenha todas as informações, dados e documentos contábeis atinentes ao seu negócio.

Um sistema facilita a organização de dados, possibilita uma infinidade de combinações de informações e viabiliza a emissão de relatórios financeiros e econômicos dotados de informações rigorosamente precisas.

Dados centralizados em um único sistema garantem a facilidade no cruzamento de informações, agilizando processos e otimizando o tempo — o que aumenta a produtividade e, portanto, receita.

Redução do fluxo de papéis

Arquivar documentos físicos não representa a realidade das empresas que trabalham a favor da tecnologia. Olhe a sua volta e avalie como anda a questão da gestão de papéis no seu escritório. Será que você está caminhando na mesma direção que a tecnologia?

O acúmulo de impressos, além de ocupar espaço, exige tempo e dedicação dos profissionais que precisam acessar esses documentos para realizar suas atividades.

Uma grande vantagem da tecnologia é a redução do fluxo de papéis e documentos impressos, que são digitalizados e centralizados no sistema de trabalho. Isso garante organização, facilita o acesso aos dados e melhora significativamente a qualidade do trabalho desenvolvido pelos profissionais responsáveis pelo setor contábil. Além disso, é muito mais agradável trabalhar em um ambiente leve e sem acúmulo de arquivos.

Eficácia no atendimento aos clientes

O acesso facilitado às informações traz vantagens também para os clientes, uma vez que um software possibilita o acesso imediato à qualquer informação ou dado solicitado por eles.

Além disso, a tecnologia agrega valor na troca de informações, que pode ser feita online, por meio de chats e, até mesmo, smartphones. Por exemplo, imagine um cliente que entra em contato com a sua empresa solicitando um relatório de notas fiscais emitidas em um determinado período. Com um programa centralizado, é possível consultar as informações no mesmo momento e emitir o relatório imediatamente, enviando os dados com rapidez e segurança.

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Para garantir um atendimento eficiente, é importante contar com ferramentas que facilitem e viabilizem uma comunicação rápida e precisa, e a tecnologia é o melhor caminho para quem busca aliar comunicação à precisão de dados.

Segurança no controle e arquivamento de informações

O uso de softwares contábeis favorece o controle e arquivamento de informações e documentos fiscais e contábeis. Modelos de arquivamento em nuvem, por exemplo, são opções seguras para guardar as informações de sua empresa, já que garantem os dados não serão perdidos.

Além disso, ferramentas específicas, como o Dropbox, por exemplo, oferecem recursos de compartilhamento de arquivos. Por meio dessas plataformas, a empresa tem condições de enviar e receber documentos digitalizados, notas fiscais e demais informações necessárias para a realização das atividades rotineiras.

Softwares e opções SAAS

Atualmente, o mercado de tecnologia da informação oferece diversos sistemas que visam otimizar e garantir a segurança das atividades realizadas por setores contábeis. Você pode, por exemplo, adotar um sistema que integre a contabilidade, a gestão de documentos e a escrituração fiscal da sua empresa.

As soluções oferecem, ainda, integração com SPED, eSocial, Receita Federal, Secretaria da Fazenda, entre outras plataformas fiscais e reguladoras.

Uma alternativa muito interessante no mercado da tecnologia de contabilidade é o SAAS (software as a service), que é uma forma de comercialização diferenciada de softwares. Com os SAAS, o fornecedor disponibiliza para a empresa o sistema e todo o treinamento necessário para que ele funcione, utilizando o programa via internet, pagando mensalmente pela utilização do serviço. Nesta modalidade não é necessário adquirir uma licença, mas sim pagar por um serviço.

Utilizar tecnologias como essas na sua empresa ou no seu escritório de contabilidade, garantem uma série de vantagens positivas que agregam valor ao seu negócio:

  • não será mais necessário aguardar dias pela entrega de documentos, com a tecnologia, eles podem ser transmitidos imediatamente;
  • é possível aproximar a empresa do cliente com a entrega das informações de maneira precisa e rápida;
  • com a redução do uso de planilhas, sistemas integrados, documentos impressos e arquivos, você garante o controle e precisão nas informações;
  • o rendimento das equipes aumenta o que permite que os mesmos possam investir o seu tempo em novas atividades ou em qualificação profissional.
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As inovações surgem para facilitar a vida das pessoas. Utilizar ferramentas como estas em seu negócio é uma forma de melhorar a comunicação e aumentar a eficiência dentro da sua empresa. Invista em profissionais e sistemas modernos e se atente para as necessidades específicas do empreendimento.

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