Você tem uma empresa e percebe que a falta de investimento em tecnologia está impedindo o desenvolvimento do seu negócio? De fato, essa é uma situação bastante comum — mas que pode ser resolvida com o uso dos softwares de gestão.

A adoção desses recursos tecnológicos permite otimizar os processos e, como consequência, aumentar a produtividade da empresa. Além disso, é possível diminuir e controlar os riscos, reduzir os custos e escalar o negócio, especialmente no meio digital.

E aí, são esses objetivos que você deseja alcançar? Se a sua resposta é sim, você precisa acompanhar este post!

Vamos mostrar o que são os softwares de gestão e as suas principais aplicações e pontos relevantes, como otimização do tempo, organização de informações, aumento da produtividade, economia financeira e retenção de clientes.

Então, que tal ler o nosso post e saber como obter melhores resultados para a sua empresa? Acompanhe!

1. O que é um software de gestão

Os sistemas de gestão empresarial são programas voltados para o acompanhamento, otimização e automatização das atividades organizacionais. Trata-se de um software inteligente, que facilita as tarefas executadas rotineiramente e, portanto, melhora a realização dos processos.

Além disso, esses programas podem ser usados por empresas de qualquer porte. Existem diversas opções no mercado, sendo que a diferença entre elas está nas funcionalidades. Ou seja, conforme forem as necessidades do seu negócio, é possível escolher o sistema mais adequado.

O objetivo, em qualquer situação, é trazer mais simplicidade para o dia a dia da empresa e fazer com que os empreendedores obtenham ganho de eficiência. Como resultado, consegue-se expandir as operações do negócio.

Agora, apesar das vantagens dos sistemas de gestão, é comum que as empresas cometam um erro que traz bastante prejuízo: deixar o software em uma posição secundária em relação às metas de aceleração de receita em curto prazo.

O que costuma ocorrer, nesse caso, é a instalação dos sistemas em vários departamentos, mas sempre em períodos de tempo diferentes. E o efeito dessa situação é a ineficiência dos processos de negócio, além dos desafios para a integração dos sistemas.

Portanto, é evidente que a implantação desses recursos precisa ser feita de acordo com um planejamento, que deve contar com a colaboração de todos os colaboradores e da direção da organização.

É dessa forma que se conseguirá obter um resultado melhor e alcançar os benefícios que serão tratados a seguir. Mas, antes disso, veremos quais são as principais aplicações dos sistemas de gestão empresarial.

1.1. Principais aplicações

As aplicações dos sistemas de gestão são bastante amplas, e têm relação com as vantagens obtidas a partir da adoção desse tipo de software. De modo geral, podemos citar utilidades para:

  • controle de estoque;
  • monitoramento do ponto de venda;
  • contabilidade, recursos humanos;
  • análise da produtividade;
  • gerenciamento do tempo;
  • integração dos dados;
  • histórico de vendas.

Mas isso não é tudo! Como informamos, existem diferentes opções disponíveis no mercado, e cada uma delas conta com funcionalidades diferentes. Ainda assim, existem duas soluções principais, e que devem ser consideradas por você: o ERP e o CRM.

O ERP é o Enterprise Resource Planning em português, o Planejamento de Recursos da Empresa. Por permitir a integração dos dados dos diferentes setores de uma empresa, esse software é um dos mais famosos.

Um exemplo: a equipe de vendas registra as transações realizadas e o software, automaticamente, atualiza a quantidade de produtos no estoque. Esse dado possibilita que a área de produção fabrique mais unidades daquele item, e o setor de compras é alertado da necessidade de adquirir matéria-prima para essa fabricação.

Viu como tudo trabalha de forma interligada? É claro que esse exemplo precisa ser adaptado para a situação da sua empresa, mas ele ainda oferece uma boa dimensão do que o ERP pode fazer por você.

Entre as principais vantagens do ERP, podemos citar:

  • redução de gastos com TI, desperdícios, mão de obra, retrabalhos e erros;
  • diminuição dos prazos de entrega devido ao aumento da produtividade;
  • simplificação da gestão do estoque e dos processos de compra e venda de produtos;
  • melhorias em relação à gestão tributária, a fim de evitar multas e refrear a dependência dos contadores.

Já o CRM é o Customer Relationship Management ou Gestão do Relacionamento com o Cliente. Esse sistema é direcionado para os cuidados com a base de clientes e, por isso, oferece a possibilidade de fazer um contato mais próximo e um pós-venda realmente eficiente. Mas não se restringe a isso.

Sua principal finalidade é armazenar e proteger todos os dados e informações comerciais da sua empresa. Com isso, é possível analisar o trabalho dos vendedores, gerir as metas e identificar os planos de ação mais adequados e as alternativas que podem ser utilizadas para alavancar as vendas.

Dos benefícios que o CRM oferece, os principais são:

  • redução de gastos com papel;
  • diminuição do tempo gasto para a busca de documentos e informações;
  • aumento da facilidade para fazer o treinamento dos colaboradores por meio do software;
  • elevação do total de vendas, já que os vendedores podem se focar no ato de vender e não perdem muito tempo com a organização de informações.
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Assim, podemos dizer que o ERP é a gestão do negócio e o controle financeiro, enquanto o CRM é o gerenciamento dos clientes — e das vendas, como consequência. E a implantação de qualquer um desses sistemas de gestão requer que a empresa realize mudanças em sua forma de trabalhar e processos internos.

É por isso que se recomenda envolver todos os colaboradores na implantação. Dessa forma, todos podem colaborar, indicar sugestões de melhorias e se manterem engajados com as transformações que vão ocorrer.

Agora, a pergunta que você deve estar se fazendo é: quando é a hora certa de implantar um sistema ERP ou um software CRM? No caso do ERP, indica-se utilizá-lo em casos de problemas na organização de documentos e fluxo de informações.

Já o CRM é fundamental para empresas focadas em vendas de produtos ou serviços. E ele também é útil no pós-venda e para aumentar as chances de novos negócios serem fechados com o mesmo cliente.

Independentemente da situação, ambas as soluções são interessantes e oferecem outros pontos positivos essenciais. A seguir, vamos conhecê-los:

1.2. Vantagens do uso de um software de gestão

A adoção de qualquer sistema de gestão traz vários benefícios, como já indicamos. Antes, citamos algumas vantagens do ERP e do CRM, mas existem outras mais amplas que ainda podem ser citadas:

  • aumento da transparência;
  • redução dos riscos de acidente de trabalho;
  • diminuição da burocracia durante a tramitação de processos;
  • melhoramento do clima organizacional;
  • redução dos danos causados para o meio ambiente;
  • elevação da competitividade do negócio e mais excelência;
  • padronização de processos, que passam a estar em conformidade com as regras internacionais;
  • mais segurança, produtividade e agradabilidade no ambiente de trabalho;
  • fortalecimento da percepção da marca perante os públicos interno e externo.

O alcance desses benefícios é conseguido por meio de alguns indicadores, que devem ser frequentemente acompanhados. São eles:

1.2.1. Indicadores de qualidade

Esses indicadores controlam o total de equipamentos ou produtos defeituosos, a necessidade de uso de recursos humanos e matérias-primas e a quantidade desperdiçada durante o processo de produção.

Além disso, também analisa as reclamações dos consumidores sobre os produtos finais e o tempo despendido para as tarefas.

1.2.2. Indicadores de saúde

Aqui, as métricas analisadas são relativas a acidentes de trabalho, despesas com planos de saúde, horas de treinamento fornecidas, total de atestados médicos entregues, período de tempo investido em campanhas de segurança do trabalho, quantidade de faltas ao trabalho (com ou sem justificativa), entre outros dados.

E, com o sistema de gestão, é possível atender todos os tópicos, o que evita a necessidade de investimento contínuo.

1.2.3. Indicadores de sustentabilidade

A ideia aqui é analisar indicadores relacionados ao meio ambiente, como o nível de consumo de energia elétrica e água durante o processo de produção; o montante de lixo e resíduos produzidos, bem como sua destinação; o uso de matéria-prima biodegradável e se há reaproveitamento ou envio para usinas de reciclagem.

Vale dizer que, além desses indicadores, ainda há outras vantagens de usar sistemas de gestão, em geral, que podem ser citadas. Vejamos, então, quais são as principais delas.

2. Otimização de tempo

Um problema bastante comum nas empresas é a perda de tempo com o lançamento de dados em documentos de texto e planilhas. Além de ser bastante cansativa, essa tarefa exige muita atenção, afinal, a inserção manual está sujeita a erros e, portanto, retrabalho.

E essa situação também implica em custos, já que os colaboradores precisam focar em atividades operacionais ao invés de pensar na estratégia e em como conseguir melhores resultados organizacionais.

Logo, adotar sistemas de gestão, como o ERP e o CRM, é interessante porque eles são plataformas apropriadas para o recebimento de dados, o que gera a otimização do tempo de trabalho. Assim, se evita desperdícios quanto à formatação e lançamentos duplicados.

Além disso, dessa forma você pode inserir dados que ficarão visíveis para todos os colaboradores ou pessoas interessadas. E, caso alguém modifique a informação, ela será automaticamente atualizada para todos. Isso assegura uma tomada de decisões mais embasada e um gerenciamento da empresa mais seguro.

3. Organização de informações

Sabemos que as pequenas e médias empresas tendem a ter informações desorganizadas — situação que dificulta o acesso a dados atualizados e resulta em perda de eficiência. Mesmo em pequenos negócios, é comum haver processos longos e que envolvem diferentes colaboradores.

No caso de sistemas não integrados, os dados acabam se sobrepondo, e não se tem uma visibilidade em tempo real. E os relatórios não trazem informações detalhadas e atuais, o que impacta negativamente na gestão.

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Aliás, é importante destacar que os relatórios de desempenho são cruciais para uma visão ampla do negócio. Mesmo assim, muitos pequenos e médios empreendedores optam por não fazer uma análise regular pela suposta perda de tempo em pesquisa, extração e avaliação dos dados.

E o que eles conseguem com essa atitude? Um negócio mal gerido, e que corre constantes riscos devido à tomada de decisões baseada em incertezas.

De fato, para fazer sua empresa crescer, é imperativo ter informações organizadas. Nesse sentido, a implantação do ERP assegura a integração e o fácil acesso a todos os dados relativos à companhia, independentemente de serem voltados para vendas, finanças, estoque, marketing ou outros.

Já com o CRM, é possível verificar os dados dos clientes e oferecer um atendimento personalizado. Quando o cliente procura por um item em sua loja, por exemplo, o vendedor consegue obter todas as informações sobre ele e fazer indicações de acordo com seu perfil, estabelecendo uma relação de confiança por meio das informações organizadas.

Outra vantagem da organização é ter dados precisos, como dissemos anteriormente: a plataforma é atualizada automaticamente, e todos têm acesso às informações corretas.

4. Aumento da produtividade

A adoção dos sistemas de gestão empresarial também garante maior produtividade e o direcionamento para o core business. E isso é essencial para companhias que estão em desenvolvimento e querem ampliar sua participação no mercado.

Afinal de contas, quando os colaboradores estão envolvidos em processos ineficientes, a tendência é que ocorram erros e não se tenha tempo para tarefas estratégicas.

Eles podem, por exemplo, estar perdendo horas de trabalho inserindo dados manualmente em uma planilha, enquanto outros funcionários digitam as mesmas informações em um CRM. Assim, se algum problema ocorre ao longo do caminho, a consequência é mais perda de tempo para realinhar a informação.

E, no caso de pequenas e médias empresas, isso é ainda mais complicado, já que as equipes dessas companhias costumam ser mais enxutas e, em alguns casos, o colaborador e o empreendedor precisam atuar em diversas frentes.

Para esses negócios, a perda de produtividade representa gastos importantes no final do exercício. Ao mesmo tempo, a elevação da produtividade oferece um crescimento acelerado, que fica ainda mais sólido com os softwares voltados para a gestão.

É possível, então, expandir o negócio para outras localidades e até aumentar a quantidade de canais de vendas de maneira mais rápida. Um exemplo disso é a empresa americana Beyond the Rack, que começou a operar em 2009 e já atende mais de 4 milhões de clientes devido a um sistema integrado.

5. Economia financeira

É impossível falar das vantagens dos sistemas de gestão e ignorar a economia financeira que eles proporcionam. A redução de custos é visível, tanto em relação a questões operacionais — como as horas de trabalho — quanto nos casos de investimentos.

Já ficou bem claro que sistemas como os ERPs e CRMs aumentam a produtividade, ou seja, diminuem o total de horas gastas com atividades não estratégicas. De fato, a substituição das tarefas manuais reduz os custos operacionais, porque os colaboradores conseguem fazer mais em menos tempo.

Também há menos gastos com horas extras, papel, tinta para impressora e outras despesas aparentemente menores, mas que representam um montante significativo com o passar dos meses.

Por outro lado, ainda há uma diminuição considerável nos investimentos, principalmente aqueles realizados para a área de tecnologia e suporte. Apesar de ser necessário investir no sistema de gestão, esse valor tem seu retorno em médio prazo.

Isso ocorre porque o setor de TI — ou a empresa terceirizada que realiza esse serviço — não precisa se preocupar com a implementação e a manutenção de diferentes tipos de programas. Assim, pode se focar apenas no melhoramento das operações.

6. Retenção de clientes

A retenção de clientes é outro ponto positivo dos sistemas de gestão. Mas vale a pena lembrar que isso vai muito além, e traz diversos outros benefícios para a empresa — esse é um modo, por exemplo, de aumentar a receita. Sabe por quê?

Bem, os dados são bastante conclusivos: conquistar um cliente novo custa entre 5 e 7 vezes mais do que reter um consumidor antigo.

O cenário, porém, nem sempre é esse. Uma pesquisa feita pela consultoria Econsultancy e divulgada pelo site SuperOffice demonstrou que, em 2014, o investimento para adquirir novos clientes cresceu de 31% para 34%, enquanto a manutenção de consumidores caiu de 24% para 18%.

Geralmente, essa situação é gerada pelo fato de que os empreendedores acreditam que já é suficiente ter um bom produto ou serviço para reter clientes — ledo engano. Também é preciso se preocupar com os consumidores, conhecer as demandas do público-alvo e estar atento às suas necessidades.

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De acordo com outra pesquisa divulgada pelo SuperOffice, os motivos pelo qual os clientes desistem de comprar em uma empresa são os seguintes:

  • as pessoas acreditam que a empresa não se preocupa com elas (68%);
  • os clientes não estão satisfeitos com o produto ou serviço (14%);
  • os consumidores são incentivados a comprar da concorrência (9%);
  • o cliente consegue obter o serviço por meio de um amigo (5%);
  • o consumidor morre (1%).

Como você pôde perceber, mostrar que está interessado no público-alvo é a melhor forma de garantir mais vendas e estabelecer um relacionamento de longo prazo, que vai trazer retornos positivos para a receita do seu negócio. E esse também é o elemento mais importante de acordo com a KPMG, sendo visto pela maioria das empresas (52%) como relevante.

Então, a pergunta que fica agora é: como o CRM pode ajudar a aumentar a retenção dos clientes? A resposta para essa pergunta está no relacionamento.

Como o CRM permite conhecer mais sobre os consumidores — compreendendo quem são, o que fazem, do que gostam etc. —, é possível ultrapassar suas expectativas mais facilmente e estabelecer uma ligação de confiança.

Além disso, o CRM fornece as ferramentas necessárias para gerenciar ações que vão impactar o engajamento do público-alvo. Ou seja, o programa vira uma base de dados que possibilita firmar uma parceria de longo prazo.

Por fim, para melhorar ainda mais a retenção de clientes do seu negócio, trouxemos 5 atitudes que você deve tomar. Confira:

6.1. Mantenha seus clientes satisfeitos

O principal objetivo do seu negócio é manter os clientes satisfeitos. Afinal, muitas vezes eles deixam de comprar na sua empresa sem que você consiga entender por quê, não é? A verdade é que é possível se atentar aos sinais e ver quando os consumidores estão pensando em migrar para a concorrência.

Algumas das variáveis que indicam isso são os padrões de consumo e o uso dos produtos, então, você deve estar atento a esses sinais. E contar com o CRM nessa empreitada é fundamental, porque os dados históricos do comprador estarão disponíveis.

Quando você percebe que alguém não compra nada há tempos, vale a pena entrar em contato e verificar o que aconteceu.

6.2. Ofereça promoções especiais

A visualização do histórico de compras de cada cliente possibilita verificar os itens que têm mais apelo para fazer uma promoção especial. Essa atitude ajuda a manter seu negócio sempre na mente dos consumidores.

Nesse caso, você pode oferecer descontos ou agregar valor ao seu produto ou serviço — uma boa maneira de chamar a atenção do público-alvo. Para tanto, use o CRM para criar uma lista de atividades de vendas que estão abertas e compare com a lista de contatos que possui.

A partir disso, você chega a um rol de pessoas que estarão interessadas nessa promoção e pode entrar em contato com elas para incentivar uma nova compra.

6.3. Premie os clientes que mais compram

A lista de clientes e suas respectivas compras fornecida pelo CRM permite encontrar os clientes que mais compram e que, por isso, são os mais rentáveis. Assim, premiar esses consumidores é uma forma de retê-los e aumentar a lealdade com a sua empresa.

Também é possível desenvolver outras estratégias, como o cross-selling, que impulsiona o consumidor a adquirir produtos relacionados à sua aquisição.

6.4. Personalize seus follow-ups

O software CRM facilita a visão de que o seu cliente não é um número, mas sim uma pessoa. Você consegue fazer isso ao inserir notas pessoais e outras informações menores no sistema, que vão fornecer dados adicionais a serem extrapolados no follow-up.

E vale dizer que essa atitude também traz retornos positivos para o ROI, já que o cliente se sente privilegiado e obtém um atendimento personalizado.

6.5. Entre em contato com seus clientes

Por fim, os recursos do CRM permitem programar ligações e e-mails para entrar em contato com os clientes. Isso pode ser feito para avisar sobre o lançamento de algum produto, serviço, coleção ou promoção, para oferecer cupons de descontos ou até para enviar alguma mensagem no dia de seu aniversário.

Sem dúvida, seguindo essas dicas você vai conseguir reter seus clientes de maneira mais eficaz, já que o CRM é um sistema específico para essas ações. E não é só isso! Sê você levar em conta tudo o que repassamos neste post, terá mais sucesso com o seu negócio e utilizará o seu sistema de gestão de forma muito mais eficaz.

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