Nas últimas décadas, as facilidades da tecnologia da informação migraram das grandes corporações para empresas de pequeno e médio porte. Software ERP, que até então exigia grande investimento para a sua utilização, passou a ser fornecido também como serviço e ficou acessível para empresas de orçamentos mais reduzidos.

Com isso, o desenvolvimento destes sistemas tomou um impulso muito grande e possibilitou o surgimento de várias alternativas no mercado de software ERP.

Neste post, abordaremos a questão do software ERP. Iniciaremos contextualizando o ERP. Em seguida, detalharemos quais funções o sistema deve possuir para alcançar os melhores resultados.

Se você é um empreendedor de um pequeno ou médio negócio e que pensa em utilizar um software ERP, este texto foi feito para você. Confira!

Mas afinal, o que é um software ERP?

As letras que formam a sigla ERP vêm do inglês Enterprise Resource Planning que, em tradução livre, significa planejamento dos recursos da empresa. Na realidade ERP é um sistema de gestão empresarial, ou seja, um conjunto de programas de computador desenvolvido para administrar e gerenciar as atividades das empresas.

Concebido inicialmente para grandes empresas, os ERPs foram evoluindo e se ajustando para serem a principal ferramenta de gestão para companhias de todos os portes e de todos os ramos de negócio.

Hoje em dia, administrar um empreendimento sem o auxílio de uma estrutura informatizada por trás é quase impossível. Cada vez mais, os recursos se tornam escassos e a velocidade com que as tarefas precisam ser realizadas fica maior.

O inter-relacionamento entre empresas, entre empresas e instituições financeiras e entre empresas e os órgãos fiscalizadores é cada vez maior.

A característica principal do software ERP é a integração de seus módulos. O objetivo é que a empresa funcione como se fosse um único departamento. Dessa forma, o fluxo das atividades fundamentais para a operação da empresa é gerido pelo sistema.

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Podemos exemplificar: uma nota fiscal de um fornecedor que chega à sua empresa, ao ser registrada, inicia vários processos dentro de sua empresa. Os dados são verificados e consistidos no momento da entrada no sistema. Automaticamente, o contas a pagar é atualizado, o estoque é incrementado e os dados para a contabilidade são gravados.

Quais as funcionalidades que o software ERP deve ter?

Várias são as facilidades que o software ERP deve possuir. Entre elas destacamos:

Integração dos módulos

Os módulos do sistema devem ser absolutamente integrados, facilitando a comunicação e a execução das tarefas. O fluxo de trabalho e das atividades precisa estar configurado de acordo com as características de cada empresa.

Normalmente os sistemas de gestão são parametrizáveis, ou seja, podem ser configurados de acordo com as particularidades de cada negócio. Isso é feito no momento da implantação e se mantém inalterado após o início da operação.

Consultas gerenciais

Os softwares ERP precisam possuir consultas gerenciais que facilitem a tomada de decisão pelos seus responsáveis. Devem também ser transparentes na apresentação de suas informações e serem de fácil leitura e interpretação.

Facilidade de acesso

Os ERPs precisam fornecer aos seus usuários facilidade de acesso. Com a evolução da tecnologia e das comunicações, é possível fazer consultas e operar o sistema utilizando aparelhos móveis como smartphones e tablets.

Essas funcionalidades são muito importantes uma vez que dão uma mobilidade muito grande aos gestores. A infraestrutura mínima necessária, além do equipamento, é o acesso à internet conseguido de um sinal de telefonia celular.

É importante que o software ERP tenha essas possibilidades. Elas agilizam as tomadas de decisão, propiciando um início imediato de algumas ações e a resolução de problemas emergenciais.

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Possibilidade de expansão

Uma avaliação que deve ser feita no ERP estudado é a possibilidade de sua expansão. Isso significa analisar se o sistema está preparado para receber mais filiais ou mais empresas, se pode receber outro tipo de negócio ou se pode trabalhar com diferentes regimes fiscais. Em outras palavras, se o seu empreendimento evoluir, o software vai acompanhar o seu crescimento?

Até o número de usuários para acesso simultâneo deve ser observado. Alguns ERPs têm limitação nesse critério.

Atendimento às exigências fiscais e legais

Outro ponto prioritário é observar se o sistema de gestão atende às exigências fiscais e legais. A cada dia, os governos municipal, estadual e federal, através dos diversos órgãos fiscalizadores e reguladores, exigem mais dados e mais informações das empresas contribuintes.

Além de estar de acordo com as obrigações atuais, a empresa desenvolvedora da solução tem que possuir um corpo técnico, fiscal e contábil suficientemente preparado para avaliar, estudar e implantar as novas determinações divulgadas.

O não atendimento dessas demandas pode significar penalizações que, muitas vezes, tem potencial para ameaçar inclusive a continuidade do próprio negócio.

Segurança da informação

O software ERP também precisa possuir um controle rígido de acesso e uma robusta estrutura de segurança da informação. Normalmente, no momento da implantação do sistema, os responsáveis pelo projeto definem quais transações serão liberadas para quais usuários. A configuração é feita inicialmente e, a partir daí, as transações somente estarão disponíveis para os usuários autorizados.

Além disto, o acesso aos dados é restrito apenas para os administradores do banco de dados, sendo vedada a manipulação do seu conteúdo. O sistema tem que fornecer todas as garantias de que os dados não serão modificados e nem alterados a não ser por meio das funções específicas do ERP.

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Além dessas funcionalidades, é importante que se tenha informações detalhadas do fornecedor do ERP. Procure se inteirar sobre quais são os clientes que já possuem o produto instalado e em funcionamento.

Tente agendar uma visita para avaliar in loco o funcionamento da aplicação com os usuários finais . Questione sobre o suporte que é fornecido e sobre o desenvolvimento de novas versões.

Avalie o modelo de comercialização e de manutenção sugerido. Há várias alternativas disponíveis atualmente. Uma, com certeza, atenderá às suas demandas.

Agora que você já entendeu o que é um software ERP e se conscientizou de quais funcionalidades deve possuir, assine a nossa newsletter e receba periodicamente informações sobre negócios em tecnologia para pequenas e médias empresas.

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