A evolução da tecnologia da informação trouxe para as empresas, independentemente de seu tamanho ou ramo de atividade, facilidades para a tomada de decisões por parte de seus gestores.

Novas ferramentas e funcionalidades têm sido desenvolvidas, possibilitando aos dirigentes maior acesso às informações. Estas podem ser consultadas em qualquer lugar onde exista um sinal de celular, garantindo mobilidade e agilidade.

Dentre essas ferramentas, podemos destacar o sistema BI. Mas o que é BI? Qual a sua importância dentro das organizações? Como ele influencia na tomada de decisões?

Se você quer respostas para essas perguntas, você as encontrará aqui neste post. Confira!

O conceito de BI

O BI vem de Business Intelligence e é mais um termo herdado do inglês que foi adicionado ao nosso vocabulário do dia a dia. Ao pé da letra, a sua tradução é “inteligência do negócio”.

O BI veio para auxiliar o processo de tomada de decisões nas empresas. Tem como característica a rapidez para a análise de dados, fornecendo informações confiáveis para os empreendedores.

O funcionamento do BI depende da captura dos dados dos sistemas informatizados, que suportam as atividades das empresas. Isso é obrigatório desde os mais simples sistemas contábeis até os mais complexos ERPs — Enterprise Resource Planning.

Cabe aqui um adendo sobre ERPs: são softwares de gestão integrada que gerenciam toda a atividade da empresa, desde a entrada de insumos até o recebimento do pagamento pelo cliente. Todas as atividades contábeis, fiscais, administrativas, comerciais e produtivas são suportadas por esse sistema. Há, no mercado, fornecedores de solução voltada para pequenas empresas até grandes corporações.

Pois bem, o BI recebe os dados desses sistemas e faz o armazenamento em sua estrutura de dados. A partir daí, o BI permite que os seus usuários analisem e compartilhem informações sobre sua atividade.

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Normalmente o BI possui regras que são definidas para as consultas — são chamadas de “regras de negócio” e são moldadas de acordo com cada empresa. Assim, uma empresa voltada para o comércio varejista possui uma série de transações, que são diferentes de uma empresa voltada para a manufatura.

Assim sendo, o BI se tornou uma ferramenta importante para fornecer aos tomadores de decisão informações transparentes e seguras para a gestão de seus negócios.

A importância do BI dentro das organizações

A partir do momento em que o BI permite acessar, analisar e compartilhar informações para avaliar o desempenho de toda organização, sua importância se torna mais relevante para os dirigentes.

Possuir informações atualizadas, em qualquer local e a cada momento, garante um acompanhamento mais criterioso do próprio negócio.

Atualmente, quando estamos vivenciando a maior crise da história deste país, os gestores precisam de velocidade para a tomada de decisões. Produtos podem ser retirados de comercialização ou de produção no momento em que for percebido um desempenho insatisfatório. E isso deve ser feito rapidamente, evitando o desperdício ou mesmo a geração de estoque indesejado.

Em tempos de crise, a resposta às sinalizações do mercado em que você está inserido deve ser rápida e segura. Ter todas as informações em tela favorece a avaliação e a tomada de decisões.

Alguns exemplos para a tomada de decisões

Neste tópico daremos alguns exemplos genéricos para mostrar como consultas ao BI podem ser importantes para a tomada de decisões. A análise dos dados tem que responder a uma série de perguntas. Vamos imaginar um cenário de uma loja com alguns vendedores:

Qual linha de produto é a mais procurada?

De acordo com as suas vendas em determinado período, qual a linha de produto tem sido mais procurada? De posse dessa informação, o dono pode retirar uma linha de produtos de comercialização, direcionando seus esforços para outra mais solicitada.

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Quais produtos são campeões de venda?

Da mesma forma, quais são os produtos mais vendidos? O que isso sinaliza? Deve-se aumentar a divulgação desses produtos para aumentar ainda mais a sua venda ou devemos insistir na exposição dos produtos de baixa venda?

Os dados ajudam no redirecionamento de seu negócio. Às vezes, as soluções estão bem perto de seus olhos. Os dados sempre servem para confirmar a nossa percepção.

Qual vendedor tem se destacado?

Como está a sua equipe de vendas? Quem está com o melhor desempenho? É preciso reforçar algum treinamento? Como está o ticket médio de venda? Estamos conseguindo colocar mais de um produto em cada venda?

As respostas dessas perguntas possibilitam tomar decisões sobre o perfil de seus colaboradores. Palestras ou reuniões motivacionais podem ser interessantes para engajar e impulsionar as vendas.

Qual o melhor horário de vendas?

Com o registro do horário das vendas, é possível descobrir como está a sazonalidade de saída de seus produtos. Isso pode significar que você deva priorizar esses horários com mais funcionários ou com os vendedores de melhor desempenho.

Pode sinalizar, também, a possibilidade de alterar o seu horário de funcionamento. Dependendo da atividade, é melhor abrir o estabelecimento mais tarde, fechando mais tarde também, para pegar o pessoal que está voltando do serviço.

Cada negócio tem sua particularidade e deve ser avaliado com bastante critério.

Quais produtos são rentáveis?

Meus vendedores estão tendo que dar desconto para vender seus produtos? Qual a rentabilidade que cada produto vendido tem trazido? Qual o seu percentual?

Faça comparações percentuais entre suas vendas. Avalie o custo de estocagem. Um determinado produto pode exigir muito espaço para ser armazenado e trazer um resultado pequeno. Vale a pena mantê-lo em estoque?

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Qual a linha de produto que gira mais rápido? Estoque parado significa perda de dinheiro.

Como os clientes estão pagando?

Hoje em dia, existem várias formas de pagamento além do dinheiro. Vales refeição e alimentação, cartão de débito ou crédito, entre outros, são utilizados para o recebimento.

Qual o de maior utilização? As máquinas são suficientes para o atendimento? Está sendo formada fila para pagamento? O custo de manutenção e utilização das máquinas está bem dimensionado no preço de venda dos produtos?

Como está a perda da validade de produtos?

Se você, micro comerciante, trabalha com produtos perecíveis, como está sendo a perda por validade? Está trazendo prejuízo? O seu fornecedor deixa o produto em consignação e depois o recolhe mesmo se o prazo estiver vencido?

Você tem perdido dinheiro com essa situação?

Como está o seu resultado operacional?

O objetivo de qualquer empreendimento é dar lucro. Se não houver lucro, a possibilidade do negócio naufragar é grande.

Como está o seu resultado? Todas as suas contas e todos os seus impostos estão sendo pagos e você tem tido lucro? Este lucro é suficiente? Vamos sobreviver a este momento nesta situação?

Conclusão

O BI bem implantado e com regras de negócio bem determinadas é uma ferramenta extremamente importante no mundo globalizado e competitivo atual. Facilita sobremaneira a administração, ajudando a identificar distorções a serem corrigidas. As decisões são mais bem asseguradas e podem ser tomadas com muita agilidade.

Agora que você já viu qual a importância do sistema BI na tomada de decisões, compartilhe este post nas suas redes sociais!

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