BI

Business Intelligence, ou simplesmente BI, é um termo amplo que se refere a uma variedade de softwares utilizados para analisar dados de uma organização.

BI vai além de relatórios empresariais, sendo que as organizações utilizam o Business Intelligence para melhorar as decisões executivas, enxugar custos e identificar oportunidades de expansão do negócio. Geralmente também é utilizado como meio para identificar processos organizacionais ineficientes e que necessitam de revisão.

Outro ponto importante é que o BI viabiliza a disponibilização de informações relevantes sobre o negócio para toda a organização. Esta facilidade de acesso à informação permite que os executivos tomem decisões baseadas em análises profundas, não somente considerando percepções superficiais.

O BI pode contribuir significativamente para o crescimento de uma empresa, mas os desafios de implementação e manutenção das informações são grandes, exigindo disciplina de toda a organização no sentido de efetuar mudanças culturais e garantir confiabilidade dos dados gerados para análises e tomadas de decisões.

Exemplos de utilização dos sistemas de Business Intelligence no nível estratégico:

– análises de mercado-alvo;

– mudanças necessárias de portfólio;

– criação de novos produtos;

– expansão para novos mercados;

– criação de novos negócios;

– análise da concorrência;

– correção de rotas de unidades de negócio com baixa performance.

Exemplos de utilização dos sistemas de Business Intelligence no nível tático (operação do negócio):

– renegociação de contratos com clientes e fornecedores;

– melhoria de processos ineficientes;

– melhoria da performance das equipes comerciais;

– aprimoramento da experiência dos clientes, resultando em maior retenção da base.


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A alta direção deve patrocinar a implementação

Como todos os envolvidos no processo devem ter pleno acesso à informação, é essencial que a alta direção garanta que isto ocorra.

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Em geral, recomenda-se que os executivos de vendas sejam o foco inicial da implementação, já que as ferramentas de BI, se bem utilizadas,  podem viabilizar um crescimento significativo na performance de vendas. Isto ocorrendo, será mais fácil expandir a implementação para às demais áreas da organização, já que estes executivos costumam ter forte poder de influência.

Com o apoio dos sistemas de BI, é possível que os gestores comerciais melhorem a performance de suas respectivas equipes através da tomada de ações corretivas e preventivas baseada em informações confiáveis e relevantes. Também é possível fazer com que a performance das diversas equipes de vendedores torne-se mais homogênea.

Passos básicos antes de implementar um sistema de BI

– revisão da forma como as decisões são tomadas dentro da empresa;

– identificar todas as informações necessárias para facilitar tomadas de decisões rápidas e assertivas;

– definir a melhor forma de apresentar as informações para os usuários, o que facilitará a correta compreensão dos dados analisados;

– atenção à qualidade dos dados gerados pelos sistemas;

– definir métricas de desempenho que fazem sentido para o negócio.

Além de fornecerem informações importantes para as tomadas de decisões, é importante que os sistemas de BI viabilizem a análise do contexto como um todo. Informações que não permitem uma análise do contexto, não trarão o efeito desejado pela empresa.

Tudo isso é importante durante o processo de implementação, pois os usuários não comprarão a ideia se não tiverem a percepção de que estas ferramentas geram reais benefícios para suas atividades cotidianas e para o negócio. É de vital importância que as equipes de implementação estejam constantemente atentas aos feedbacks dos usuários.

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Pontos de atenção adicionais durante o processo de implementação dos sistemas de BI:

– limpeza constante da base de dados;

– garantir treinamentos adequados aos usuários;

– geração rápida de informações demandada pelas áreas;

– evolução constante dos relatórios, sendo que não há cenário perfeito na fase inicial. Fazer as entregas, mesmo que não sejam “perfeitas”, além de correções necessárias frequentes, é o que levará a um cenário de satisfação dos envolvidos no projeto.

Antes de implementar um sistema de business intelligence, é importante definir claramente o retorno sobre o investimento (ROI) e benefícios que se espera alcançar. É importante que os resultados sejam medidos frequentemente e comparados com as metas iniciais planejadas.

Outros problemas potenciais que devem ser evitados durante a implementação do BI:

– usuários-chave não satisfeitos;

– dados imprecisos e pouco relevantes para a tomada de decisão;

– relatórios complexos, sem foco definido;

– interfaces pouco amigáveis dos sistemas;

– mudanças abruptas de processos críticos para o negócio.

Os benefícios dos sistemas de business Intelligence para a organização podem ser significativos e gerar um grande retorno sobre o investimento. O maior acesso às informações viabilizará transformações profundas no sentido de reduzir custos, aumentar a produtividade do negócio como um todo, identificar novas oportunidades de negócios e aumentar a velocidade de reação da empresa aos desafios do mercado em que atua.

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