O mundo virtual não para de apresentar novas ferramentas para o ambiente corporativo. Essas soluções aprimoram as formas tradicionais que as instituições realizam suas tarefas, tornando-as mais eficientes. De maneira ampla, esses benefícios atingem grandes, pequenas e médias empresas.

Porém, para esse segundo e terceiro grupo empresarial, a aquisição e implantação de tecnologias acaba sendo algo secundário. Isso acontece porque muitos empresários, devido a sua grande demanda de trabalho, acabam não acompanhando a evolução das ferramentas tecnológicas. Sendo assim, desconhecem o quanto sua empresa pode agilizar suas demandas por meio delas.

Outro motivo é que alguns empreendedores acham que fica muito caro comprar ativos virtuais para o seu negócio e, por isso, adiam ou nunca implantam novas tecnologias em sua empresa.

Apesar desses desafios, não podemos desconsiderar o fato de que a sobrevivência de uma empresa hoje em dia depende da constante atualização dos seus serviços por meio da tecnologia.

Em vista disso, como uma pequena e média empresa pode adquirir soluções tecnológicas sem precisar gastar uma fortuna? Será que existem tecnologias mais baratas e de qualidade? Quais são algumas delas? Preparamos este artigo para ajudar você nesse assunto! Vamos lá!

Por que é importante a empresa se atualizar?

No passado, levava décadas para que uma inovação acontecesse. Atualmente, as transformações acontecem muito rapidamente. Por isso, nunca foi tão importante para uma empresa se manter atualizada.

Um exemplo: durante muitos anos, os serviços de transporte individual eram feitos por cooperativas de taxistas. Há pouco tempo, seria impossível pensar que esse setor tão tradicional teria sua estrutura abalada por um serviço concorrente.

No entanto, um “tsunami” chamando Uber atingiu com força essa classe trabalhadora que, de uma hora para outra, viu diminuir drasticamente o seu número de clientes. Para reverter essa situação, as cooperativas começaram a investir em aplicativos de corrida de táxi. Porém, o estrago já havia sido feito, a criação dos aplicativos ajudou o setor a não afundar de vez, mas a falta de atualização da classe de taxistas custou um preço muito caro para a categoria.

A situação que foi descrita acima revela bem o quanto é importante as pequenas e médias empresas não se acomodarem, mas buscarem se manter em dia com as novidades que a tecnologia oferece.

A título de comparação, uma instituição que é desatenta às inovações do mundo virtual é como uma pessoa que viaja para um lugar desconhecido sem um GPS ou um mapa e também não pede informações de como chegar ao seu destino. Qual será o resultado? O viajante ficará perdido e poderá sofrer muitos males.

Nenhum empreendedor deseja ficar desorientado no concorrido ambiente empresarial, em especial nessa época de crise enfrentada pelo nosso país. Mas será que é prudente atualizar-se tecnologicamente em uma fase de instabilidade financeira? Vejamos no tópico seguinte.

Como saber se é o momento certo para investir em tecnologias?

A revista Exame falou sobre isso em um de seus artigos, e citou algumas declarações de Ricardo Chisman — líder de technology consulting da empresa Accenture (especializada em consultoria de gestão).

Ricardo aponta que empresas sábias têm investido em ativos tecnológicos para conseguir resultados positivos nessa época de crise. Por outro lado, segundo ele, existem instituições que se recusam a fazer isso. E como consequência dessa atitude, ficam estagnadas e correm o risco de entrarem em falência.

Para provar que a tecnologia é um fator que ajuda a empresa em época de crise, esse mesmo artigo apresentou os números de uma pesquisa anual sobre o uso de tecnologia da informação feita pela FGV-Easp — Fundação Getúlio Vargas. Neste estudo, foram ouvidas 6000 grandes e médias empresas e foi revelado que, na última década, a cada 1% gasto a mais pelas empresas com investimentos em TI, seu lucro foi aumentado em 7%.

O ex-ministro da Ciência, Tecnologia e Inovação, Aldo Rebelo, confirmou na abertura de uma reunião da SBPC (Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência) a importância do desenvolvimento tecnológico nas empresas brasileiras. Ele ressaltou que esse progresso, mesmo na crise econômica, aumenta a competitividade das intuições do país perante o restante do mundo.

As instituições de grande porte já perceberam que a automação é um fator primordial para sobreviver a crise e estão se atualizando. Porém, elas têm um sistema mais complexo e precisam de mais tempo para customizar as soluções virtuais de acordo com as exigências do negócio.

Por isso, as empresas de pequeno e médio porte têm uma vantagem nessa corrida, pois conseguem implantar tecnologias mais rapidamente. Dessa forma, elas se adaptam com mais facilidade a novas ferramentas virtuais por possuírem uma infraestrutura de TI mais simples e fácil.

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Agora que já foi revelada a necessidade da constante atualização dos sistemas virtuais das pequenas e médias empresas, talvez surja uma pergunta: vale a pena mesmo investir para ter as novas tecnologias? Falaremos sobre isso no próximo tópico.

Vale a pena investir mais por uma tecnologia?

Algumas companhias acham que não é necessário adquirir um ativo tecnológico melhor por acharem que o investimento é muito alto. Desse modo, preferem ficar com os equipamentos inadequados que muitas vezes possuem.

Por exemplo, para armazenar informações importantes da companhia, alguns empresários utilizam um computador pessoal como servidor. Dessa forma, todos os outros computadores do negócio estão conectados a essa central e dependem dela para que os serviços fluam corretamente.

Mas, por não ser um equipamento apropriado para exercer a função de um servidor, podem surgir muitos problemas. E o que dizer se essa máquina tão essencial ficar indisponível devido a um problema técnico?

Nesta situação, toda a companhia terá seus trabalhos paralisados até que o dano nesse computador seja sanado. E, dependendo do tempo dessa interrupção, o prejuízo financeiro para a empresa pode ser alto.

Esse custo financeiro teria sido evitado, se a instituição tivesse comprado um servidor, que é uma máquina projetada para esse tipo de serviço e adequada para as demandas da empresa.

Para ver a compensação que a empresa terá sobre um investimento em tecnologias, basta o gestor calcular o ROI (Retorno sobre Investimento). Esse cálculo é bem simples: ROI = (retorno do investimento – custo do investimento) / custo do investimento.

Pegando o mesmo exemplo citado acima, o empresário poderia calcular o prejuízo que a empresa tem com a falta de uma tecnologia adequada, e depois comparar com o valor de compra de um equipamento correto para as suas demandas.

Então, o custo de um servidor será compensado se a empresa, por exemplo, conseguiu aumentar suas vendas por causa do fim da paralisação dos serviços.

É possível uma pequena ou média empresa ter soluções virtuais de qualidade?

Muitas pequenas e médias empresas têm recursos financeiros limitados, o que torna mais difícil a aquisição de tecnologias de qualidade. Porém, recentemente surgiu uma solução que está ajudando os empresários de empresas desse porte: o P2P (peer-to-peer lending). Esse modelo de negócios foi apresentado na revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios.

Este sistema une investidores e empreendedores que precisam de capital para investir em sua empresa. Com isso, muitos empresários estão conseguindo implantar tecnologias em suas organizações para conseguirem crescer no mundo corporativo.

Mas como funciona essa plataforma? O empreendedor entra no sistema, cria o seu cadastro e pode simular ou fazer uma proposta de empréstimo. Em pouco tempo, ele recebe a resposta do financiamento.

Uma vantagem do P2P é que a taxa de juros do empréstimo é mais baixa que as do mercado tradicional (em torno de 1,5 a 4%). Além disso, esse sistema é muito bom para aqueles pequenos e médios empreendedores que não tem acesso a crédito em bancos.

Segundo Paulo David, cofundador da startup Biva (primeira empresa brasileira P2P), o objetivo da plataforma é apoiar o crescimento de pequenas e médias empresas por meio de um crédito produtivo.

Sendo assim, o peer-to-peer lending é uma solução que democratizou o acesso a tecnologias para as empresas menores. Por outro lado, existem companhias que querem ferramentas virtuais de qualidade sem precisar fazer empréstimos, apenas contando com o orçamento da empresa.

Neste caso, com um pouco de pesquisa, é possível encontrar tecnologias de bom desempenho com preços menores e com baixo custo de manutenção e instalação. Além disso, existem muitas soluções virtuais gratuitas que atendem bem as exigências das demandas internas das pequenas e médias empresas.

Quer conhecer algumas delas e saber os benefícios que podem trazer para sua companhia? No próximo tópico, falaremos sobre isso.

Quais são as tendências em tecnologia para pequenas e médias empresas?

Provedor de e-mail

Existem inúmeros provedores de e-mail gratuitos disponíveis no mundo virtual. Embora sejam muito práticos e eficientes, muitas vezes não atendem as necessidades de uma empresa.

Porém, uma assinatura de um provedor de qualidade como o Microsoft Exchange ou Uol Host não sai caro e oferece muitas vantagens para a empresa. Entre os benefícios estão:

  • recursos de comunicação como calendários e tarefas;
  • sistema com uptime 99,9%, ou seja, o serviço dificilmente ficará indisponível;
  • sincronização dos recursos com tablets e smartphones;
  • backup dos dados em caso de desastres;
  • suporte de especialistas.

Outra excelente opção é o Gmail da empresa Google, que além dos recursos já apresentados, também permite a interação da equipe da empresa via chat. Assim de maneira rápida, os colaboradores podem compartilhar informações sobre o andamento de tarefas e o cumprimento de prazos.

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Software CRM

A Google lançou uma plataforma virtual gratuita que funciona como uma aplicação CRM (customer relationship manegement) chamada Google meu negócio. Essa ferramenta auxilia o empresário na divulgação on-line da sua companhia e facilita a interação com o seu público-alvo.

Por meio dessa ferramenta, a empresa tem os seguintes recursos:

Estatísticas

O sistema acessa informações sobre pesquisas, visitas e cliques dos seus clientes. Dessa forma, o empresário consegue entender melhor os hábitos do seu consumidor e fazer uma campanha de marketing que atraia, conquiste e fidelize novos e antigos clientes.

Interação

A ferramenta aproxima o empreendedor de seu público, pois permite a postagem de comentários ou dúvidas. Sendo assim, a empresa pode dar um feedback e também saber o seus clientes estão achando de seus produtos e serviços.

Presença digital

A plataforma permite a criação de uma página virtual no Google+. Esse será o canal de divulgação da empresa, pois podem ser compartilhadas várias informações como fotos do ambiente interno da companhia, promoções, eventos, novos produtos etc.

Facilidade de localização

Como o sistema está conectado ao Google Maps, o empresário pode cadastrar o endereço de seu negócio. Desse modo, o cliente pode encontrar o estabelecimento com mais facilidade.

Automação comercial

Já existem no mercado, softwares de automação comercial para pequenas e médias empresas. Um exemplo é o Zeus Free, desenvolvido pela empresa Zanthus. Por meio dessa solução, o empresário executa procedimentos de vendas à vista e a prazo. O sistema permite várias formas de pagamento: cartão, ticket, cheque e dinheiro.

Além disso, a ferramenta interage com grande parte das impressoras fiscais homologadas pelo fisco. E ainda proporciona o controle financeiro por meio da emissão de relatórios fiscais e gerenciais que facilitam a administração dos negócios da empresa.

Caso os recursos desse sistema não atendam as necessidades da instituição, existem outras plataformas que oferecem vários planos mensais de acordo com as exigências da empresa.

Algumas mensalidades custam R$ 300, um valor que não chega a ser muito alto levando em conta os benefícios que um sistema de automação comercial oferece para a empresa.

Software de gestão

Algumas empresas não dispõem de um sistema organizado e integrado que acabaria com muitos serviços manuais e repetitivos. Essas tarefas além de cansarem os colaboradores, impedem que usem as suas habilidades na elaboração de ideias inovadoras.

Para agilizar as demandas internas das empresas, o mundo da tecnologia desenvolveu o software ERPenterprise resoucers planning, em português, sistema integrado de gestão.

Essa solução virtual agrega e automatiza vários processos como: gestão financeira, contábil, vendas, compras, estoque, bancária, fluxo de caixa etc. E ainda emite relatórios sobre faturamento mensal da empresa, clientes, posição das contas e por ai vai.

Existem gratuitamente na internet alguns produtos tecnológicos para gestão, mas que talvez não atendam as necessidades da empresa. Por isso, caso a opção seja por uma versão gratuita é bom pesquisar bem antes de instalá-la para que não haja surpresas desagradáveis.

Por outro lado, não é difícil conseguir um ERP de ótima qualidade, desenvolvido por uma empresa de renome e com um preço acessível para pequenas e médias empresas.

Algumas instituições oferecem planos de acordo com o tamanho de empresa, que variam entre R$140 a R$ 280 reais. Sendo assinante, o empresário tem direito ao suporte técnico da companhia que pode orientá-lo em como usar bem o software.

Solução em nuvem

A necessidade de ter um banco de dados de alto desempenho, seguro, escalável e disponível é o sonho de todo empreendedor. Para isso, surgiu a cloud computing ou tecnologia de armazenamento em nuvem.

Algumas pequenas e médias empresas evitam adquirir essa incrível solução virtual por acharem que está além do seu alcance financeiro. No entanto, o acesso ao armazenamento em nuvem está cada vez mais democrático.

A Microsoft já disponibilizou vários produtos baseados na nuvem que são bem eficientes e seguros. Um exemplo é o SQL Server que possui algumas versões gratuitas.

Uma alternativa de custo menor seria a nuvem híbrida, onde a empresa coloca apenas parte de seus dados (geralmente os mais importantes) na nuvem, enquanto as informações menos críticas ficam armazenadas em um servidor local.

A Google também disponibiliza produtos de armazenamento em nuvem como o Google Drive. Assim, a empresa paga R$ 34,99 mensais para ter 1 TB de espaço para guardar dados.

Aplicativos

Os aplicativos fazem parte do nosso cotidiano e já realizamos muitas tarefas com eles, como compras, pagamentos, ligações, assuntos relacionados a trabalho etc.

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De fato, esse tipo de software para dispositivos eletrônicos têm ajudado instituições de pequeno e médio porte a encontrar soluções mais baratas para os seus serviços.

Um exemplo de aplicativo que está virando uma tendência no mundo empresarial é o iBeacon, que utiliza a tecnologia BLE (bluetooth low energy), também conhecida como bluetooth inteligente.

Por meio de transmissores que enviam sinais de baixa potência, esse aplicativo se conecta com diversos dispositivos que estão relativamente próximos a ele.

Outra vantagem dessa tecnologia é o seu baixo custo. Se o empresário quiser adquirir um sistema de qualidade com mais recursos, algumas desenvolvedoras cobram menos de 200 reais pelo aplicativo. Porém, pode-se adquirir também essas ferramentas gratuitamente.

Mas como uma empresa pode utilizar o iBeacon? Por exemplo, um empresário do ramo do varejo, talvez não tenha recursos financeiros para contratar muitos vendedores para atender bem aos clientes que chegam a sua loja. Justamente essa falta de pessoal pode afastar os consumidores do estabelecimento.

Essa ferramenta virtual faz o papel de um profissional de vendas, pois quando o cliente se aproxima da loja, o sistema iBeacon envia notificações para seu dispositivo eletrônico avisando sobre ofertas e promoções do dia.

Quando o consumidor é atraído e entra no comércio, ele continua a receber novas mensagens que o direcionam para produtos que podem interessá-lo. Além disso, o próprio cliente pode refinar sua busca por itens na loja e assim encontrar produtos ao seu gosto.

O iBeacon também reduz o custo com campanhas de marketing e publicidade e aproxima o empreendimento do seu público-alvo. Com essa tecnologia, as pequenas e médias empresas podem encantar os seus clientes.

Mobilidade

Segundo uma pesquisa divulgada pelo jornal A Folha de São Paulo, o Brasil pode chegar ao número de 236 milhões de smartphones até 2018. O estudo mostrou ainda que nesse mesmo ano o número de dispositivos eletrônicos conectados a internet será de dois por habitante, chegando a 416 milhões de aparelhos.

Essa nova realidade móvel está atingindo também as pequenas e médias empresas que utilizam os recursos e ferramentas oferecidos por esses aparelhos para facilitar os seus processos internos.

Um dos benefícios que essa tecnologia disponibiliza é a melhoria na comunicação entre os colaboradores da empresa. Por meio dos dispositivos eletrônicos, toda a equipe da instituição fica conectada 24 horas por dia, podendo tratar de assuntos urgentes mesmo fora do ambiente de trabalho.

Se um gestor estiver em uma viagem de negócios, ele poderá continuar a dirigir a equipe de um projeto à distância. E caso precise ser feita uma reunião com os colaboradores, por meio do aparelho móvel pode ser realizada uma videoconferência.

Também há organizações que possuem boa parte de seus funcionários fazendo serviços externos. A conexão desses trabalhadores com o escritório central é fundamental para o andamento das demandas diárias.

Com os recursos da tecnologia móvel, as pequenas e médias empresas conseguem manter um contato ininterrupto com os funcionários que estão realizando trabalhos remotos. Mas como um pequeno empresário pode trazer a mobilidade para seu negócio e assim integrar toda a sua equipe?

Uma forma prática e barata de fazer é por meio do BYODbring your own device, em português, traga seu próprio dispositivo. Ao adotar esse método, o gestor incentiva aos funcionários a usarem seu smartphone, tablet ou outro aparelho móvel no exercício de suas funções.

Após isso, é preciso pensar em uma forma de unificar todos esses dispositivos. Para isso, o Gsuite — pacote de aplicações da Google — disponibiliza o Google Hangouts, ferramenta que conecta todos os colaboradores, além de permitir chamadas de vídeo e áudio.

O Gsuite oferece muitos outros recursos para mobilidade empresarial a um custo muito baixo e ainda deixa que o usuário experimente gratuitamente o programa durante 14 dias.

Portanto, com a democratização da tecnologia as pequenas e médias empresas estão tendo acesso aos serviços e ferramentas virtuais, antes restritos as grandes corporações.

No entanto, é preciso que os empresários se conscientizem de que as alternativas mais baratas e de qualidade estão disponíveis. Além disso, a sobrevivência do seu negócio, em especial nessa época de crise, depende de constante atualização.

O avanço do mundo virtual é um caminho sem volta, que trará cada vez mais facilidades para as empresas. Por outro lado, cabe aos empresários decidir se vão ou não usufruir de todos esses benefícios.

E aí, o que achou de nosso artigo? Conseguiu conhecer as tecnologias disponíveis para as pequenas e médias empresas? Então aproveite e saiba também o que analisar quando for escolher a empresa que fará o seu site.

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