A rotina corrida dos donos e gestores de negócio envolve uma busca constante por formas consistentes do aumento de competitividade da empresa por meio do aprimoramento do modelo comercial.

Esse aprimoramento normalmente é obtido com técnicas de gestão maduras e modernas e uma redução de custos que desencadeiam o aumento da rentabilidade do negócio.

Em busca dessa maior eficiência e melhores resultados, é preciso equilibrar a gestão financeira com o controle de estoque.

Por que existe o estoque

Seja em uma fábrica, um comércio ou mesmo em uma empresa prestadora de serviços, o acompanhamento do estoque é um assunto que deve receber muita atenção, pois ele afeta toda a empresa. Normalmente, um negócio, seja ele qual for, precisa ter estoques para atender três tipos de situações diferentes.

A primeira delas está ligada à própria operação de funcionamento da empresa. Imagine se uma organização precisa realizar compras imediatas de produtos e materiais sempre que algum suprimento acaba. O gasto para reposição seria algo totalmente sem sentido, tanto pelo tempo envolvido como pelo custo, se comprar itens de maneira individual. Simplesmente não faria sentido.

A segunda situação é o atendimento ao cliente. Para prestar um serviço, fabricar e comercializar um produto, são necessários insumos de produção. Sendo assim, tudo que se precisa para efetivar uma venda necessita estar à disposição durante todo o tempo, pelo menos o que é essencial.

Claro que um empreendimento que trabalha com pedidos sob demanda provavelmente não conseguirá entregar tudo de imediato, mas, ainda assim, haverá itens que não podem ser comprados somente depois de efetivados os pedidos dos clientes.

O terceiro caso é a garantia de boas condições de compra. Se um produto que você precisa está com um desconto muito maior do que o habitual, e se você sabe que fatalmente em um futuro não muito longe precisará repor esse item, faz todo sentido comprar um volume maior e aproveitar a boa condição atual. É nessa hora que se faz estoque e também economia.

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Como o estoque afeta a gestão financeira

Em todos os três casos vistos acima haverá utilização de verba da empresa para concretizar a compra de mercadorias ou de insumos de produção. Isso significa que sairá dinheiro do caixa de sua organização e entrarão produtos, e toda essa manobra precisa fazer sentido e ajudar o seu negócio a lucrar.

O capital parado no caixa não faz o lucro da empresa crescer. Para que se produza resultados, é necessário faturar, vender. A regra aqui é investir dinheiro para utilizar os recursos disponíveis pelo empreendimento e efetuar vendas com uma margem de lucro positiva.

Assim, se tudo está ajustado, quanto mais se vende, mais se lucra. Contudo, se o seu estoque faz com que os recursos financeiros da sua empresa fiquem parados por muito tempo, logo a sua lucratividade tende a diminuir, uma vez que o dinheiro não está circulando.

Fazer bons cálculos de como administrar o seu estoque, como se pode perceber, afeta diretamente o seu resultado financeiro. Estoque de menos pode comprometer a sua operação de modo a torná-la mais lenta, cara e até, em alguns momentos, paralisá-la.

Estoque demais acaba por engessar a sua capacidade de fazer o ciclo de vendas correr adequadamente. Isso, certamente, impede a possibilidade de lucro.

Como administrar o estoque

Uma vez entendida que a relação entre a gestão financeira e o controle de estoque é algo que requer atenção e uma administração feita com muito tato, vale a pena avaliar algumas técnicas que ajudam a empresa a se manter mais sadia e sem perder lucratividade na hora de fazer a sua reposição de insumos.

Curva ABC

Essa metodologia é uma prática mais antiga de mercado, mas que ainda hoje consegue trabalhar muito bem uma estratégia de reposição de itens de estoque de maneira a favorecer melhor rentabilidade. Esse tipo de trabalho, quando bem feito, favorece bastante o seu fluxo de caixa.

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Todo o estoque pode ser dividido em três tipos de categorias de itens. O primeiro deles, o tipo A, normalmente corresponde a algo em torno de 10% do volume de todo o estoque. Mesmo assim, são os que apresentam maior saída e rotatividade — chegam a representar 70% do seu investimento.

A categoria de itens B é a intermediária, sendo importante também ser observada. Nesse intervalo, temos algo em torno de 20%, tanto do número total de itens quanto do valor investido.

Por fim, aqueles da categoria C, que embora representem por volta de 70% de todo o estoque, correspondem a somente 10% do investimento total.

Estoques mínimo e máximo

Até onde vale a pena comprar produtos e abastecer o estoque, imobilizando o capital de giro da empresa? Essa é pergunta que orienta a metodologia de análise e controle de estoque.

Nesse caso, faz-se um cálculo do mínimo necessário de cada item, para que se evite ficar sem mercadorias até a próxima compra. Isso deixa o capital da empresa mais “livre” e reduz a necessidade de gastos com manutenção e controle de estoque, além de perdas por validade e acondicionamento inadequado.

Por outro lado, avalia-se também a capacidade máxima, considerando o espaço de armazenamento e o ritmo de rotatividade dos itens, para que não imobilize, sem necessidade, os recursos financeiros da organização.

Otimização de processos

Em qualquer tipo de negócio, erros de controles manuais são uma realidade. Por mais que se tenha atenção e uma rotina bem determinada, fatalmente alguns detalhes passam despercebidos.

Por isso, a adoção de sistemas de automação é uma solução adequada para o controle de estoque. Com muitos itens, prazos e uma necessidade constante de acompanhamento de níveis de abastecimento, a programação de compras é um desafio grande demais para ser feito somente por meio do controle humano.

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Ferramentas de gestão, atualmente, dão conta de cuidar muito bem do abastecimento do estoque dos negócios e, além disso, já apresentam boa base de dados para que se tenha uma visão mais analítica da situação.

Utilizando a automação dos sistemas já estruturados para a gestão de estoques, as empresas hoje conseguem alcançar um nível de eficácia inegavelmente maior. Isso, no final das contas, pode ser bem percebido nos relatórios de lucratividade apurada.

Entendendo melhor como a dinâmica da gestão financeira é afetada pela sua forma de fazer o controle de estoque, fica mais fácil traçar estratégias de trabalho que ajudem o seu negócio a atingir melhores resultados.

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