As empresas que não se mostram adequadas às inovações tecnológicas tendem a apresentar diversos problemas, comumente não se desenvolvendo tanto quanto poderiam. E, quanto ao aspecto competitivo, levam desvantagem quando comparadas com aquelas que adotam soluções mais recentes e sistemas automatizados.

Que tal saber mais sobre a importância da automação na gestão de logística de uma empresa? Será que a sua organização estará fadada à extinção, caso não seja adotada a automação para os seus processos? Leia o post e entenda sobre a importância da automação para a gestão de logística de uma empresa de transporte.

Por que otimizar a sua gestão de logística?

A logística consiste em um conjunto de etapas que ainda são indispensáveis para a cadeia de suprimentos de uma empresa: armazenagem, transporte, distribuição. Ela é alvo dos debates de muitos especialistas, inclusive grandes empresários, que desejam reduzir custos nessas etapas sem afetar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos aos clientes.

De acordo com a Associação Brasileira de Logística (ASLOG), as empresas atravessam diversos níveis de conceituação na logística, acompanhando o grau de atualização tecnológica e a necessidade de aplicação. Conforme a entidade, há 5 estágios na logística:

  • 1º Estágio: movimentação, armazenagem e transporte;
  • 2º Estágio: distribuição física (estoques, filiais e depósitos avançados);
  • 3º Estágio: integração dos diferentes setores da empresa (interface com a produção, as vendas, o departamento financeiro, o marketing, os clientes e os fornecedores);
  • 4º Estágio: gerenciamento da cadeia de suprimentos (supply chain management);
  • 5º Estágio: fase ampliada da logística para o mercado (a cadeia age em conjunto para beneficiar o cliente, com serviços menores e custos mais baixos, com as empresas atuando de forma integrada).

Lembrando que, quando a empresa gasta menos em seu ciclo de produção, pode oferecer também preços menores aos clientes. Ou seja, se o gestor consegue fazer uma gestão eficiente de transporte, não é só a empresa que sai ganhando — o consumidor também ganha com preços mais acessíveis, entrega realizada dentro do prazo e produto de boa qualidade.

Eis por que a empresa deve aperfeiçoar a sua gestão de logística: para melhorar os processos logísticos e oferecer produtos e serviços de melhor qualidade a menores custos para ela mesma e para o cliente.

Essa otimização torna-se uma necessidade ainda maior como meio de garantir maior potencial competitivo para a empresa, considerando o nível de concorrência e as exigências dos clientes modernos.

Além disso, tal melhoria na gestão de transporte vem acompanhada de grande flexibilidade, pois é fundamental ajustar-se às novas tendências, inclusive à automação dos processos.

Importância da automação dos processos

O que a automação dos processos realiza de especial? Praticamente tudo!

Desde o recebimento do pedido até a entrega ao cliente, os processos ganham em agilidade, produtividade, qualidade e economia de tempo e de custos. Assim, a automação contribui para um melhor planejamento, organização dos processos, acompanhamento preciso e o controle de gastos.

Os sistemas automatizados disponíveis também oferecem a possibilidade da troca eletrônica de dados (EDI). Tal propriedade facilita a troca de informações com os clientes e fornecedores, garantindo operações mais sincronizadas dentro da cadeia logística.

Com um sistema automatizado, a empresa poderá aproveitar funcionalidades específicas para melhorar compras, vendas, expedição de mercadorias, estoque de produtos, faturamento, comissões e diversas outras possibilidades.

Nesse contexto, os softwares de gestão, como os ERPs, facilitam o gerenciamento das informações sobre os clientes e integram todos os setores, integrando sua empresa de transporte com lojas virtuais (e-commerce) e com as operações de marketing e vendas, o que certamente contribui para prestar serviços de melhor qualidade.

A automação também é percebida no uso de equipamentos mais avançados e máquinas modernizadas que contribuem para a melhoria dos serviços.

Sobretudo, a automação na gestão de logística ajuda a ampliar as possibilidades de ações possíveis para melhorar as vendas. E a melhor eficiência conquistada na adoção de tecnologias apropriadas para o setor de transporte possibilita ainda a redução dos gastos na linha de produção, interfere positivamente na prestação do serviço ao cliente final e também oferece muitos diferenciais para a sua empresa se destacar no mercado.

Com uma base bem estruturada tecnologicamente, o gestor poderá tomar decisões mais eficientes e até personalizar os processos, fazendo um acompanhamento em tempo real. Assim, a produtividade aumenta de forma relevante, permitindo que tanto o gestor quanto o cliente tenham uma dimensão mais exata de todas as despesas envolvidas no processo de transporte, inclusive nos custos com frete.

Conforme defende a Confederação Nacional de Transporte (CNT), investir em ferramentas de automação é fundamental para o padrão da qualidade dos serviços prestados pelo setor de transporte.

A CNT afirma que a eficiência dos sistemas logísticos depende da tecnologia da informação, sendo que as atividades automatizadas permitem que a execução do fluxo de mercadorias e as informações da Suplly Chain (cadeia de suprimentos) ocorram com agilidade e confiabilidade, produzindo resultados positivos na rentabilidade.

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Ainda de acordo com a CNT, a automação favorece o processo de racionalização que demanda mais eficiência.

Dicas de otimização

Vamos agora considerar algumas dicas de otimização para você aplicar na gestão de logística de sua empresa de transporte, melhorando os processos e mantendo ela competitiva no mercado.

Tenha cuidado ao fazer o planejamento

A fim de aperfeiçoar a gestão no setor de transporte, um bom planejamento é fundamental, considerando desde o recebimento dos itens até a entrega das mercadorias aos consumidores finais.

Somente com o planejamento adequado, a empresa poderá identificar os gargalos que geram obstáculos para o bom desempenho das operações e proceder às melhorias necessárias.

Cada operação deve respeitar um prazo máximo de execução, e tal prazo deve ser monitorado para que os resultados não sejam prejudicados.

Elabore um mapa mensal

Para melhorar a gestão de logística de transportes, vale a pena desenvolver um mapa que contemple todos os pedidos que a organização recebe em determinado período (o mês é uma boa referência).

Ao lado de cada pedido, você deve colocar o nome do cliente, o preço da compra efetuada, o prazo para a entrega, as distâncias que foram ou serão percorridas.

Observando esses pedidos, o gestor terá condições de montar esquemas de distribuição específicos para os clientes e para os produtos que oferecem mais rentabilidade. Por outro lado, será possível encontrar consumidores cujo valor de pedidos não compensa quando comparados com os gastos envolvidos nas entregas.

Adicionalmente, o mapa ajudará ainda a realizar um planejamento de rotas com os melhores modais. Apesar de o transporte rodoviário ser o transporte por excelência nos processos de entregas, convém que o gestor analise os preços e as condições de outros meios de transporte, como embarcações (principalmente, navegação de cabotagem), trens, aviões e assim por diante.

Faça boas parcerias

Uma das melhores estratégias logísticas é fazer boas parcerias com seus fornecedores. Afinal, um relacionamento de confiança e transparente é a chave para a resolução de problemas comuns na área de entregas.

Lembre-se: falhas nos processos de seus parceiros também afetam seus próprios processos. Por isso, é importante alinhar-se e integrar as informações com seus fornecedores de modo que seja perfeitamente possível antecipar-se aos problemas, evitá-los ou preparar-se para enfrentá-los.

Essa integração deve contemplar principalmente os sistemas informatizados, os quais, por serem automatizados, oferecem mais eficiência e segurança na troca de informações.

Outro ponto importante a considerar são os SLAs (Acordos de Nível de Serviço), que são contratos que formalizam os serviços prestados, definindo prazos para o cumprimento das obrigações e garantindo qualidade na execução das atividades.

Desenvolva planos para melhorar o processo de entrega

Cabe ao gestor analisar como serão efetuadas as entregas para os clientes, definindo:

  • o melhor modal;
  • o perfil da carga;
  • o local de entrega;
  • a infraestrutura de recebimento do cliente;
  • o prazo de entrega;
  • os menores custos possíveis para a empresa e para o cliente.

Uma boa forma de otimizar o processo de entrega é analisar as regiões de destino. Você poderá, portanto, reunir os envios em determinados dias da semana para a região que oferece uma maior demanda. Dessa maneira, você consolidará as cargas e reduzindo custos com transporte.

Para entregas em cidades grandes, é preciso conhecer as restrições e os horários de fluxos de alguns tipos de veículos, podendo ser necessário optar por veículos menores em alguns casos.

Utilize um painel de controle

Caso você consiga controlar todas as informações relacionadas aos processos de distribuição e logística em um só lugar e em tempo real, esse será um diferencial competitivo relevante para sua empresa.

Por meio de um dashboard, que oferece boa visibilidade a todos os processos, o gestor terá condições de enviar medidas corretivas em tempo hábil, impedindo que certos problemas na distribuição prejudiquem o relacionamento com o cliente e também afetem negativamente a rentabilidade do negócio.

A maior parte dos ERPs atuais oferece um painel de controle para unificar a visibilidade dos processos e facilitar o controle e a aplicação de medidas corretivas.

Utilizando a tecnologia

Outra atitude que você deve tomar a fim de otimizar a gestão de logística de sua empresa é investir na tecnologia de diferentes formas.

A importância dos ERPs

Uma dessas formas é adotar um ERP focado na gestão do negócio, que possa ser customizado para ajustar-se às necessidades da sua empresa. Em geral, os ERPs são oferecidos em módulos para controle de setores específicos, como financeiro, vendas, estoque e assim por diante. Essa característica facilita a aquisição para o gestor de pequenas e médias empresas que não puderem implantar o sistema integral de uma só vez.

Usando um ERP, será mais fácil inclusive monitorar os custos por meio de indicadores de desempenho, desde que sejam definidas metas a alcançar. Inclusive, pode ser usado um painel de controle visível e acessível para toda a equipe, permitindo que os colaboradores acompanhem e monitorem os resultados.

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Hoje em dia, já existem, até mesmo, sistemas na nuvem, que não precisam ser instalados (tecnologia cloud computing). Entre as empresas fabricantes de ERPs, destacam-se: Sage, Mega Sistemas, Novalis, System e SAP.

TMS, o sistema automatizado de gerenciamento de transporte

Existem sistemas automatizados de gestão de transporte, chamados de TMS, que ajudam a controlar as ações relacionadas às diferentes etapas do ciclo de venda das mercadorias. Assim, eles efetuam o monitoramento:

  • da expedição
  • da consolidação das cargas;
  • das coletas e entregas;
  • dos trâmites burocráticos;
  • do planejamento das rotas;
  • do rastreamento da frota e da carga, entre outros.

O TMS possibilita uma relevante redução nos custos com transporte e a melhoria nos níveis de serviço, controlando o desempenho de cada operação em tempo real por meio de GPS. Adicionalmente, o sistema permite o cadastro de documentações burocráticas (por exemplo, o controle de funcionários, o estoque de peças, os materiais de consumo), o cálculo de fretes e tabelas e a emissão de relatórios de desempenho.

Empresas que usam TMS conseguem direcionar os recursos de transporte mais racionalmente, otimizando a composição e a montagem das cargas e reduzindo o tempo para o planejamento da distribuição.

Os gastos com receita e com frete, por sua vez, são apresentados por produto ou por cliente. Com esse sistema, o gestor poderá ainda fazer um acompanhamento das alterações nesses valores e poderá aferir o desempenho na gestão de transporte.

O sistema TMS também permite aperfeiçoar o controle operacional da frota, disponibilizando-a dentro de sua própria capacidade. Por meio de manutenções programadas e monitoradas, o sistema antecipa problemas de naturezas diversas, como problemas mecânicos ou elétricos, gerenciando assim o máximo de informações e reduzindo falhas.

Com toda a eficiência de um sistema de gerenciamento de transporte, o gestor poderá tomar decisões mais rápidas e corretas.

Algumas empresas que fabricam TMS são: BSR Brasil, Megawork e Sythex.

Controle de estoque

Além do ERP, existe um sistema apropriado para gerenciamento de estoque, chamado WMS, produto que foi desenvolvido primeiramente pela SAP. Ele automatiza o controle de estoque, ajudando a maximizar o espaço e fazer uso consciente das prateleiras. Também pode ser integrado a outros softwares de gestão, como o próprio ERP e o MRP (Planejamento de Recursos da Empresa).

Hoje, já há WMS fabricados pela Sythex, BRS Brasil, entre outras empresas.

Além de um software específico para o gerenciamento do estoque, é possível adotar outros recursos tecnológicos que podem ajudar a otimizar os trabalhos referentes à armazenagem e estocagem.

Os carrosséis, por exemplo, são equipamentos verticais ou horizontais que permitem a movimentação dos produtos dentro do armazém. A System Brasil desenvolveu um equipamento parecido com o carrossel, mas bem mais flexível. Trata-se do Modula, que permite armazenar materiais de diferentes tamanhos, já que as bandejas apresentam alturas de tamanhos variados, pois no carrossel as alturas são sempre fixas. A velocidade oferecida pelo Modula também é maior que a do carrossel.

Há ainda os veículos automatizados chamados AGVs, que são automaticamente guiados e permitem mover as cargas sem a necessidade de um operador. Ou seja, eles recebem uma ordem e movimentam-se sozinhos por uma rota pré-definida.

Outros veículos automatizados são os LGVs, guiados a laser. Além dos carrinhos, há também um computador que recebe informações sobre a posição do LGV vazio e comunica-se com ele por meio do wireless (rede sem fio), direcionando-o para o ponto onde está sendo solicitado.

Já a estocagem automática é um tipo de armazém que pode alcançar mais de 50 metros e as estruturas costumam ser maiores e mais altas. Trata-se de um sistema com diferentes equipamentos que movimentam, estocam, coletam materiais e também registram as informações automaticamente. O transelevador, equipamento que eleva cargas, substituindo a empilhadeira, é uma das máquinas que integram esse sistema.

Robôs também podem ser usados no controle de estoque para manipulação e transferência.

Sistema de rastreamento e monitoramento

O sistema consiste na instalação de um rastreador por satélite em que cada veículo é rastreado em uma central da própria empresa de transporte, por meio de um software instalado no escritório.

Com ele, é possível acompanhar a frota em tempo real, permitindo o controle de tráfego e da velocidade percorrida pelo caminhão, bem como evitar falhas na entrega, que poderiam comprometer o prazo.

Assim, é preservada a média de entregas, ficando o motorista garantido em caso de assalto a cargas.

O computador de bordo também é um sistema de monitoramento via satélite, que permite o recebimento e o envio de mensagens da cabine do motorista para a central de controle de frota.

O computador de bordo com Sistema de Manutenção Inteligente é exclusividade dos caminhões da Mercedes-Benz e sua finalidade é controlar e diagnosticar o caminhão, registrando dados como carga no motor, temperatura dos lubrificantes e do ar, rotação e quantidade de partidas a frio. Dessa forma, o sistema indica o momento mais propício para a troca de óleo e para os prazos de manutenção.

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Sistema de roteirização de veículos

Esse sistema permite alternativas de trajetos com mapas digitalizados, evitando rotas desnecessárias que podem causar prejuízos financeiros à empresa e maiores desgastes aos veículos.

Em suma, o roteirizador é um sistema computacional que opera, por meio de algoritmos e de uma base de dados adequada, para questões de roteirização e programação de veículos (PRPV).

Com esse sistema, também se diminui a distância total percorrida, obtendo-se melhor precisão nos prazos das entregas.

Saiba mais sobre o EDI

O EDI (Intercâmbio Eletrônico de Dados) é uma tecnologia cuja finalidade é padronizar a comunicação entre diferentes sistemas de informação, sendo necessário apenas que os parceiros obedeçam às especificações de um padrão previamente definido entre as empresas.

Esse padrão é o Layout EDI, um manual que detalha como os arquivos que serão transmitidos deverão ser gerados. Na gestão de logística e transportes, destaca-se o layout XML e o padrão EDI PROCEDA (arquivos TXT formatados conforme um padrão predefinido no manual de integração de cada embarcador).

O padrão EDI PROCEDA foi formulado pela empresa PROCEDA que, a princípio, chamou-o de EDI TRANSPORTES. Como ele foi amplamente usado no mercado, muitas empresas brasileiras ainda hoje o utilizam como o nome de EDI PROCEDA, independente de quem seja o fornecedor do sistema.

Veja alguns exemplos de como o EDI (padrão PROCEDA) pode otimizar a gestão de transporte:

  • O TMS de uma transportadora envia ao embarcador um arquivo com as informações atualizadas sobre coleta e entregas efetuadas, ou seja, com as ocorrências de transporte (layout OCORREN);
  • O envio de um arquivo do embarcador à transportadora com a pré-fatura de transporte (layout PREFAT);
  • A transportadora envia ao embarcador um arquivo relacionando os conhecimentos embarcados (layout CONEMB);
  • O envio de um arquivo de fatura (fatura de transporte) da empresa de transportes para o embarcador (layout DOCCOB).

Ferramentas para identificação de produtos

O sistema EAN é uma forma de facilitar a identificação e localização de produtos por meio do código de barras. Existem diferentes tipos de códigos de barras, sendo o mais comum o EAN-13, composto por 13 dígitos. A leitura se faz por meio de um leitor de código de barras, dispositivo eletrônico especial.

A tecnologia RFID, também chamada etiqueta inteligente, é uma tecnologia de rastreamento por radiofrequência, cujo uso se dá por meio de sensores que emitem sinais para terminais de localização ou que armazenam informações.

Benefícios da automação

A automação dos processos na gestão de logística pode resultar em diferentes benefícios para a empresa.

Monitoramento do processo logístico

Sistemas como o TMS permitem monitorar informações sobre o frete, rastreamento de mercadorias, planejamento de rotas, melhorando a qualidade dos serviços e eliminando erros na supply chain management.

Redução dos gastos

A automação dos processos envolve economia com a diminuição de custos operacionais, controle otimizado sobre as tarefas, redução de tempo e melhor direcionamento dos recursos disponíveis.

Mais oportunidades em áreas estratégicas

Com a automação, os funcionários podem desenvolver mais as habilidades em determinadas áreas, com funções mais estratégicas, como: desenvolvimento de novos produtos e serviços, pesquisa e gerenciamento de equipes.

Mais segurança para o colaborador

A automação logística, especialmente no setor de transportes, confere mais segurança para os colaboradores envolvidos, reduzindo as possibilidades de riscos físicos que os exponham a lesões graves ou comprometam radicalmente sua integridade (por exemplo, acidentes com materiais e carga pesada e riscos de assaltos, violência e morte).

Monitoramento do desempenho

A avaliação do desempenho e das competências possibilita ao gestor identificar queda na produtividade e erros nos processos gerenciais, administrativos e operacionais.

A equipe de supervisão e de RH também pode usar os recursos tecnológicos para tomar decisões melhores sobre demissões/promoções dos funcionários.

Integração dos processos

automação facilita a integração dos processos, possibilitando um fluxo de atividades mais eficiente e ágil. Essa integração permite ao gestor ter uma visão sistêmica dos processos para uma melhor tomada de decisões.

Controle de estoques

Torna-se possível controlar com mais rigor a entrada e a saída de produtos e insumos, o que permite que a disponibilidade deles acompanhe a demanda, evitando carências e excessos.

Mais produtividade

A tecnologia favorece o aumento da produtividade e da qualidade, habilitando a empresa a prover demandas altas e alcançar grandes metas.

Fidelização dos clientes

O gestor terá mais tempo e recursos para estudar detalhadamente as necessidades dos clientes e desenvolver estratégias de atendimento, produtos e serviços que correspondam às suas expectativas.

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