eSocial – Se você possui uma empresa deve ficar atento!

Esocial é um programa do governo federal que visa unificar o envio de informações pelo empregador sobre os seus empregados.

O projeto é fruto da união do Ministério do Trabalho, INSS, Caixa Econômica Federal e Receita Federal. O esforço busca consolidar obrigações ligadas à área trabalhista. Desse modo, no projeto, existem todas as declarações, resumo de recolhimento de tributos e informações sobre o contrato de trabalho.

Vale destacar que a inclusão do eSocial não depende apenas de um departamento, mas sim é um conjunto de ações da empresa como um todo. Dessa forma, ela precisa estar instrumentalizada, conforme as regras do eSocial, ter colaboradores com real conhecimento da plataforma e que farão o preenchimento correto das informações. Trata-se de incluir na cultura organizacional da empresa um sistema modernizado que visa facilitar as questões de contratações, históricos e armazenamento de informações.

Recomenda-se um sistema modernizado

Para conseguir esse resultado a empresa deve ter um bom sistema de gestão de folha de pagamento. Afinal, quanto maior o controle de informações que o governo solicita maior a necessidade da empresa aderir ao programa. Atualmente ter o eSocial é uma questão de inteligência do grupo gestor da empresa, pois facilitará inúmeros processos relacionados ao seu RH.

Os processos de trabalho e cadastro de informações precisam ser pensados e organizados para serem transmitidos ao eSocial. Isso porque todas as informações enviadas ao novo ambiente são declaratórias e, com a integração DCTFWeb, que gerarão impostos posteriormente, podem deixar transparente eventuais inconsistências. Dessa maneira, não se trata apenas de “jogar” informações na plataforma, mas também fazer um estudo das legislações fiscais, previdenciária e trabalhista, a fim de que todas sejam cumpridas.

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A partir do eSocial, a inclusão de dados pode ocorrer no mesmo dia e não é necessário esperar até 40 dias para admissão de um novo funcionário. Além disso, o programa exige maior número de dados a serem preenchidos, o que melhora o banco de dados da empresa.

Implantação

A implantação não é instantânea, afinal o cadastro eSocial se dá a partir do momento que uma consciência é gerada na empresa, da importância de investimento nessa área, bem como um alinhamento de processos pelo RH.

Outros fatores que poderão ser mais controlados pelos órgãos responsáveis são a saúde e segurança do trabalhador, afastamentos por doenças e afins. Os prazos precisam ser fielmente cumpridos pelas empresas, principalmente em relação aos Registros de Eventos Trabalhistas.

Doze passos para você e sua empresa ficarem atentos às questões do eSocial:

1. Asinatura digital

O empregador gera um arquivo com informações já previstas no layout e faz uma assinatura digital. Esse documento eletrônico garante a integridade dos dados assim como a autoria do emissor.

2. Verificação pelo Ambiente Nacional do eSocial

O arquivo eletrônico é repassado via internet para o Ambiente Nacional do eSocial que verifica a integridade formal e depois repassa um protocolo de recebimento. Esse protocolo é enviado ao empregador.

3. Quando da contratação do funcionário

Quando o funcionário é contratado, essa informação deve ser repassada antes do início das atividades do profissional e, por isso, o usuário precisa conhecer o eSocial. Cada evento possui um layout diferente.

4. Envio duplicado do arquivo

Quando é enviado duas vezes durante a transmissão, apenas o segundo arquivo é considerado. A sequência das informações é: eventos iniciais, trabalhistas e folha de pagamento.

5. Transmissão do arquivo

Cada transmissão tem vários arquivos e dados que variam de acordo com a informação enviada. No início da transmissão é feito um arquivo de abertura, posteriormente finalizado.

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6. Checar e revisar

Todas as informações precisam estar corretas, por isso é importante checar com cuidado. Informações incompletas precisam de revisão.

7. Conservar o cadastro

O cadastro do trabalhador no eSocial deve ser reciclado, afinal isso garante a identificação do empregado na previdência social. Os mesmos dados também estarão disponíveis no cadastro do cidadão.

8. Código padronizado

O sistema também exige padronização de códigos de envio. Um exemplo é o CBO ou Código Brasileiro de Ocupação. As empresas devem verificar se o seu código usado pela empresa é o mesmo atualizado pelo IBGE. Alguns códigos possuem o 00 antes do número, por exemplo.

9. Formatação dos dados

Outro ponto importante é a formatação dos dados. Em relação a informações de Folha de Pagamento, Jurídicas, Perfil Profissiográfico Previdenciário e medicina do trabalho é preciso estar atento ao sistema de registro. É preciso observar o tamanho e o tipo da informação (campo número ou alfanumérico). Enfim, o arquivo será estruturado e gerado em formato XML, conforme o Governo determinou.

10. Férias

Em caso de férias é possível atualizá-las no eSocial. As verbas de férias são acrescidas à remuneração.

11. Desligamento

Quando ocorre o desligamento e a consequente emissão da guia de recolhimento do FGTS, ela também pode ser feita no eSocial. Quando for necessário o recolhimento rescisório o GRRF o DAE (Documento de Arrecadação eSocial) é usado para recolhimento tanto do FGTS quando outros tributos.

12. IR retido na fonte com datas diferentes

O imposto de Renda Retido na Fonte aparece em meses diferentes na folha de pagamento e no DAE. Isso ocorre por conta da legislação.

Como é possível perceber é um processo complexo, mas eficaz e de extrema necessidade, tanto para empresa como para o empregado.

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Agora que você compreendeu um pouco mais sobre o tema, compartilhe o conteúdo com outras pessoas interessadas nele. Não esqueça de comentar as suas experiências para contribuir com o debate e para que mais pessoas se inspirem. Caso queira se aprofundar nas questões do eSocial, acesse o esocial.gov.br, o portal Telecom e de tecnologias para pequenas e médias empresas.

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